Với những bạn mới vào nghề kế toán, đặc biệt là kế toán kho, việc nắm rõ các đầu việc cần làm mỗi ngày là điều vô cùng cần thiết. Kế toán kho không chỉ ghi chép mà còn phải phối hợp với thủ kho, kiểm soát số lượng hàng hóa và đảm bảo mọi chứng từ đều hợp lệ, chính xác.
Bài viết này sẽ giúp bạn xây dựng một checklist công việc hàng ngày thực tế dành riêng cho vị trí kế toán kho. Đây là bước khởi đầu để bạn rèn luyện tính tỉ mỉ, làm quen với nghiệp vụ và dần nâng cao chuyên môn trong lĩnh vực kế toán kho.
Kế toán kho chịu trách nhiệm ghi nhận chính xác các nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho như nhập, xuất, kiểm kê và lập báo cáo tồn kho định kỳ. Người làm vị trí này thường xuyên tiếp xúc với chứng từ, phần mềm và làm việc chặt chẽ với bộ phận mua hàng, bán hàng, sản xuất và kế toán tổng hợp.
So với các vị trí khác trong ngành, kế toán kho yêu cầu khả năng tổ chức dữ liệu logic và đối chiếu thực tế liên tục. Vì vậy, nắm vững checklist công việc hàng ngày sẽ giúp người mới không bỏ sót nhiệm vụ và xử lý công việc trôi chảy hơn.
Bên cạnh kỹ năng chuyên môn, kế toán kho cần có thái độ làm việc cẩn thận, tư duy logic và khả năng giao tiếp nội bộ tốt. Một số kỹ năng không thể thiếu bao gồm:
Sử dụng thành thạo Excel và phần mềm kế toán kho
Kỹ năng lưu trữ, phân loại chứng từ
Kỹ năng kiểm kê và phân tích số liệu hàng hóa
Giao tiếp tốt với thủ kho, bộ phận mua hàng, bán hàng, kế toán tổng hợp
Ngoài ra, người mới cũng nên tìm hiểu về các loại kế toán trong doanh nghiệp như kế toán công nợ, kế toán doanh thu, kế toán giá thành… để có định hướng phát triển nghề nghiệp lâu dài, hoặc sẵn sàng chuyển đổi vị trí khi có cơ hội.
Kiểm tra và cập nhật chứng từ nhập kho
Vào đầu ca làm việc hoặc cuối mỗi ngày, kế toán kho cần rà soát các phiếu nhập kho từ nhà cung cấp. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, phiếu giao hàng và cập nhật vào sổ kho hoặc phần mềm quản lý. Trong một số trường hợp, bạn cũng phải xác minh lại với bộ phận mua hàng nếu phát sinh sai lệch.
Lập phiếu xuất kho hàng hóa
Dựa trên lệnh sản xuất, đơn hàng hoặc phiếu đề xuất xuất kho, bạn sẽ lập phiếu xuất kho và ghi nhận số lượng hàng hóa được xuất ra khỏi kho. Cần kiểm tra kỹ chủng loại, số lượng và thời điểm xuất để đảm bảo dữ liệu khớp với thực tế và các bộ phận liên quan.
Theo dõi hàng hóa tồn kho thực tế
Kế toán kho cần ghi chú sự biến động số lượng từng mặt hàng và cập nhật vào hệ thống. Nếu kho có phần mềm quản lý, bạn cần đồng bộ hóa dữ liệu thường xuyên. Việc này giúp kịp thời phát hiện thiếu hụt, sai sót để xử lý ngay, tránh ảnh hưởng đến sản xuất và bán hàng.
Đối chiếu chứng từ với thủ kho
Cuối ngày hoặc cuối ca, kế toán kho nên phối hợp với thủ kho để đối chiếu chứng từ xuất – nhập. Nếu có sự chênh lệch, cần lập biên bản xác nhận, ghi rõ nguyên nhân để tiện cho việc tổng hợp báo cáo và giải trình khi cần.
Lập báo cáo nhập xuất tồn
Báo cáo nhập xuất tồn kho có thể lập hàng ngày hoặc định kỳ (tuần, tháng). Tuy nhiên, nếu bạn mới vào nghề, việc làm báo cáo hàng ngày sẽ giúp rèn luyện kỹ năng phân tích số liệu và hiểu sâu hơn về vòng đời hàng hóa trong kho.
Cập nhật thông tin hàng hóa mới
Với mỗi mặt hàng mới được nhập về, bạn cần cập nhật tên sản phẩm, mã hàng, đơn vị tính vào hệ thống để tiện cho việc theo dõi và trích xuất báo cáo sau này.
Lưu trữ chứng từ và sổ sách khoa học
Kế toán kho cần phân loại và lưu trữ các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn mua hàng theo ngày hoặc theo lô hàng. Việc lưu trữ rõ ràng không chỉ giúp dễ tra cứu mà còn cần thiết khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi lập báo cáo tài chính.
Nếu bạn mới vào nghề, việc tham khảo các mẫu checklist công việc hàng ngày sẽ giúp bạn không bị lúng túng trước khối lượng công việc. Một số mẫu bạn nên thử áp dụng:
Mẫu nhật ký nhập – xuất – tồn theo ngày
Mẫu bảng theo dõi hàng hóa theo lô
Mẫu phiếu đối chiếu với thủ kho
Biểu mẫu báo cáo tồn kho cuối ngày
Bạn cũng có thể tìm hiểu chi tiết hơn qua các tài liệu về mô tả công việc kế toán kho để biết toàn bộ yêu cầu nghiệp vụ và kỹ năng cần có cho vị trí này.
Luôn đối chiếu thực tế và không làm việc chỉ dựa trên chứng từ
Nên sử dụng phần mềm kế toán hoặc Excel chuyên dụng để ghi chép nhanh và chính xác
Tuyệt đối không tự ý điều chỉnh số liệu nếu chưa được phê duyệt
Ghi chú mọi bất thường (chênh lệch, hư hỏng, thất thoát…) vào biên bản và thông báo cho cấp trên
Việc duy trì quy trình công việc rõ ràng từ đầu sẽ giúp bạn hình thành thói quen chuyên nghiệp và dễ dàng xử lý các tình huống phát sinh.
Với người mới làm kế toán kho, việc nắm được checklist công việc hàng ngày sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển nghề nghiệp. Công việc kế toán kho không khó nếu bạn cẩn thận, tổ chức khoa học và không ngừng học hỏi từ thực tế.
Để có thêm tài liệu thực hành, mẫu biểu, và sách nghiệp vụ kế toán kho phù hợp với người mới, bạn có thể tham khảo tại CrystalBooks – nền tảng học liệu chuyên sâu dành cho kế toán, tài chính, thuế và quản trị doanh nghiệp.