Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát hàng hóa, vật tư và nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và tuân thủ quy trình rõ ràng để đảm bảo dữ liệu đầu vào – đầu ra khớp với thực tế tồn kho. Vậy kế toán kho là gì, công việc cụ thể ra sao và quy trình thực hiện như thế nào?
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hình dung toàn diện về vai trò, nghiệp vụ và cách phối hợp hiệu quả giữa kế toán kho và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Kế toán kho là người trực tiếp quản lý và ghi nhận các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất, tồn hàng hóa tại kho. Họ chịu trách nhiệm cập nhật số liệu chính xác, lập báo cáo tồn kho và phối hợp với thủ kho để đảm bảo số liệu thực tế khớp với sổ sách.
Công việc của kế toán kho thường gắn liền với hoạt động sản xuất – kinh doanh. Một sai lệch nhỏ trong kiểm kê hay ghi nhận có thể ảnh hưởng đến chi phí giá vốn, tính toán lợi nhuận và thậm chí cả thuế phải nộp. Do đó, hiểu rõ kế toán kho là gì sẽ là bước đầu tiên để xây dựng hệ thống quản lý kho hiệu quả.
Kế toán kho thực hiện nhiều đầu việc xuyên suốt trong ngày, có thể phân theo nhóm nghiệp vụ như sau:
Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ nhập kho từ bộ phận mua hàng, kiểm tra tính hợp lệ (hóa đơn, phiếu nhập)
Ghi nhận phiếu xuất kho hàng hóa theo đơn đặt hàng, phiếu xuất nội bộ hoặc theo lệnh sản xuất
Đối chiếu với thủ kho về số lượng thực tế đã nhập – xuất
Lập báo cáo tồn kho định kỳ (ngày, tuần, tháng)
Hạch toán giá trị hàng hóa nhập xuất trên phần mềm kế toán
Phối hợp kiểm kê định kỳ cùng thủ kho và kế toán tổng hợp
Báo cáo bất thường (chênh lệch, hư hỏng, hao hụt nếu có)
Ngoài ra, ở các doanh nghiệp sản xuất, kế toán kho còn tham gia vào việc tính giá thành sản phẩm dựa trên nguyên vật liệu tiêu hao.
Một quy trình làm việc hiệu quả của kế toán kho thường tuân theo các bước dưới đây:
Tiếp nhận chứng từ đầu vào
Mỗi khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu được nhập về kho, kế toán kho cần đối chiếu hóa đơn, phiếu nhập và xác nhận từ thủ kho. Sau khi đảm bảo khớp về số lượng, chủng loại, kế toán kho ghi nhận vào sổ kho hoặc phần mềm quản lý.
Ghi nhận chứng từ xuất kho
Khi có lệnh xuất hàng, kế toán kho cần căn cứ vào phiếu xuất, đơn hàng hoặc lệnh sản xuất để lập phiếu xuất kho, đồng thời cập nhật số lượng tồn thực tế.
Đối chiếu định kỳ
Cuối ngày hoặc định kỳ hàng tuần, hàng tháng, kế toán kho và thủ kho phải đối chiếu số liệu nhập – xuất – tồn trên sổ với hàng hóa thực tế trong kho.
Lập báo cáo và chuyển dữ liệu
Sau khi hoàn tất đối chiếu, kế toán kho lập báo cáo nhập xuất tồn, gửi cho bộ phận kế toán tổng hợp hoặc kế toán trưởng. Dữ liệu này cũng là căn cứ để tính giá vốn, chi phí sản xuất hoặc báo cáo thuế.
Trong một số trường hợp, dữ liệu tồn kho còn liên quan đến các khoản thuế như thuế giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra, hoặc xác định nghĩa vụ về các loại thuế ở Việt Nam khác như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
Kế toán kho không chỉ cần kiến thức kế toán mà còn cần kỹ năng tổ chức, ghi chép khoa học và khả năng sử dụng phần mềm tốt. Một số kỹ năng quan trọng bao gồm:
Thành thạo Excel, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý kho
Cẩn thận, tỉ mỉ trong đối chiếu số liệu
Có kiến thức cơ bản về hàng tồn kho, kiểm kê
Kỹ năng phối hợp và giao tiếp nội bộ tốt
Đặc biệt, người làm kế toán kho cần hiểu bản chất của từng loại hàng hóa, cách tính giá nhập, giá xuất và thời điểm ghi nhận phù hợp để không làm sai lệch số liệu tài chính.
Không ghi nhận hàng hóa khi chưa có đủ chứng từ hợp lệ
Tránh nhầm lẫn giữa hàng tồn vật lý và hàng chưa ghi nhận sổ sách
Thực hiện kiểm kê định kỳ, lập biên bản chênh lệch rõ ràng nếu có
Cập nhật thường xuyên chính sách thuế và quy định kế toán liên quan đến hàng tồn kho
Kế toán kho là một mắt xích quan trọng trong hệ thống kế toán – tài chính của doanh nghiệp. Hiểu rõ quy trình, nắm chắc nghiệp vụ và áp dụng đúng phương pháp ghi nhận sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa hiệu quả, từ đó tối ưu chi phí và quản lý sản xuất.
Mọi người có thể tìm hiểu thêm các tài liệu hướng dẫn chi tiết, ví dụ thực hành và sách chuyên ngành kế toán kho tại CrystalBooks – nền tảng chia sẻ tri thức kế toán – thuế dành cho người học, người đi làm và chủ doanh nghiệp nhỏ.